VLOOKUP-Beispiel - So führen Sie VLOOKUP in Excel durch

Microsoft Excel enthält eine Vielzahl verschiedener Funktionen, die Benutzern bei Berechnungen jeglicher Art helfen. Die Funktionalität von Excel ist so umfassend, dass durchschnittliche Benutzer die meisten Dienstprogramme nicht einmal nutzen.

Wenn Sie jedoch häufig durch Spalten und Zeilen blättern, um nach denselben Informationen zu suchen, werden Sie wahrscheinlich die VLOOKUP-Funktion zu schätzen wissen. Mit VLOOKUP, das für "vertikale Suche" steht, können Sie schnell die Daten finden, die einem bestimmten von Ihnen eingegebenen Wert zugeordnet sind.

Beispielsweise haben Sie möglicherweise eine Tabelle, die Produkte mit eindeutigen IDs und Preisen enthält. VLOOKUP kann Ihnen den Preis eines bestimmten Produkts anzeigen, wenn Sie dessen ID eingeben.

Sie können VLOOKUP auf viele verschiedene Arten verwenden und es wird Ihre Arbeit erheblich vereinfachen, insbesondere wenn Sie mit großen Tabellen arbeiten.

Sie müssen nicht viel Zeit damit verbringen, nach einer bestimmten Zelle zu suchen, da diese Funktion diese für Sie findet. Anfänger haben jedoch häufig Schwierigkeiten, VLOOKUP einzurichten. Aus diesem Grund habe ich mich entschlossen, Ihnen bei der Erstellung dieses detaillierten Leitfadens zu helfen.

Was ist VLOOKUP?

Zunächst einmal ist VLOOKUP eine Funktion. Wenn Sie Excel noch nicht kennen, sollten Sie sich daher mit einigen grundlegenden Funktionen wie DURCHSCHNITT, SUMME oder HEUTE vertraut machen. Auf diese Weise können Sie leicht verstehen, wie diese Funktion funktioniert.

VLOOKUP ist eine Datenbankfunktion und daher für Datenbanktabellen vorgesehen. Solche Tabellen sind grundsätzlich Listen verschiedener Elemente. Sie können diese Funktion beispielsweise verwenden, wenn Sie mit Listen von Produkten, Mitarbeitern, Kunden usw. arbeiten.

Angenommen, Sie haben eine Produktliste, die aus vier Spalten besteht. Es kann den Artikelcode in der ersten Spalte, den Namen oder die Beschreibung des Produkts in der zweiten Spalte sowie den Preis und die Anzahl der auf Lager verfügbaren Artikel in der dritten bzw. vierten Spalte enthalten.

Datenbanktabellen haben normalerweise eine eindeutige Kennung für jedes Element. In diesem Fall ist es der Artikelcode. Diese Spalte ist erforderlich, damit die VLOOKUP-Funktion ausgeführt werden kann, und muss die erste Spalte in Ihrer Tabelle sein.

Wenn Sie ein Anfänger sind, sollten Sie zunächst verstehen, was genau VLOOKUP tut. Einfach ausgedrückt, werden Informationen aus einer Liste oder Datenbank angezeigt, die auf der vom Benutzer eingegebenen eindeutigen Kennung basieren.

Wenn wir das obige Beispiel betrachten, kann diese Funktion den Preis, die Beschreibung oder die Verfügbarkeit eines Produkts basierend auf seinem Artikelcode anzeigen. Was genau angezeigt wird, hängt von der Formel ab, die Sie schreiben. VLOOKUP unterstützt sowohl exakte als auch ungefähre Übereinstimmungen sowie Platzhalter für Teilübereinstimmungen.

Wie VLOOKUP funktioniert

Hier ist die Syntax für Formeln, die die VLOOKUP-Funktion beschreiben:

=VLOOKUP(value, table, column_index, [range])

  • value ist das, wonach diese Funktion in der ersten Spalte suchen wird
  • tableist die Tabelle, aus der die Funktion die erforderlichen Informationen abruft
  • column_index ist die Nummer der Spalte, aus der die Funktion die Informationen abruft
  • rangeist ein boolescher Parameter, der entweder TRUE oder FALSE sein kann. TRUE ist der Standardwert und entspricht der ungefähren Übereinstimmung. FALSE zeigt nur genaue Übereinstimmungen an.

Sogar der Name dieser Funktion enthält "vertikal", und VLOOKUP ist nur für Tabellen vorgesehen, in denen Daten in vertikalen Spalten organisiert sind. Wenn Sie Ihre Daten horizontal organisieren, ist diese Funktion daher unbrauchbar. In diesem Fall können Sie eine ähnliche Funktion für die horizontale Suche verwenden - HLOOKUP.

Beachten Sie auch, dass diese Funktion nur von links nach rechts funktioniert. Mit anderen Worten, wenn sich der eindeutige Bezeichner nicht in der ersten Spalte Ihrer Tabelle befindet, kann die Funktion keine Informationen aus den Spalten links vom Bezeichner abrufen.

Jede Spalte hat ihre Nummer und alle Spalten sind von links nach rechts nummeriert. Wenn Sie einen Wert aus einer bestimmten Spalte erhalten möchten, sollten Sie dessen Nummer in Ihrer Formel angeben. In der obigen Formelvorlage wird diese Nummer aufgerufen column_index.

Wenn Sie beispielsweise den Namen des Produkts aus dem obigen Beispiel abrufen möchten, sollte der Spaltenindex 2 sein.

Wie oben bereits erwähnt, unterstützt die VLOOKUP-Funktion zwei Übereinstimmungsmodi: ungefähr und genau. Dieser Parameter ist das vierte Argument in der Formel. Die ungefähre Übereinstimmung ist standardmäßig festgelegt. Wenn Sie eine genaue Übereinstimmung auswählen möchten, sollten Sie den Suchbereich auf einstellen FALSE.

Daher rufen beide der folgenden Formeln Daten unter Verwendung der ungefähren Übereinstimmung ab:

=VLOOKUP(value, table, column_index)

=VLOOKUP(value, table, column_index, TRUE)

Wie Sie sehen können, sollten Sie vorsichtig sein, wenn Sie den genauen Übereinstimmungsmodus verwenden möchten. Wenn Sie keinen Wert für den Suchbereich angeben, verwendet die Funktion weiterhin den ungefähren Übereinstimmungsmodus.

Die folgende Formel erzwingt den genauen Übereinstimmungsmodus:

=VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE)

Stellen Sie sicher, dass der Wert auf eingestellt ist, FALSEwenn Sie den genauen Übereinstimmungsmodus verwenden möchten. Möglicherweise benötigen Sie in den meisten Fällen eine genaue Übereinstimmung. Wenn Sie Excel noch nicht kennen, vergessen Sie dieses Detail nicht.

Eine genaue Übereinstimmung ist die richtige Wahl, wenn Sie eine Spalte mit der Artikelkennung haben. Es kann sich auch um einen eindeutigen Wert handeln, der für eine genaue Suche verwendet werden kann. Beispielsweise kann es sich um einen eindeutigen Titel eines Buches oder Films sowie um ein anderes eindeutiges Schlüsselwort handeln. Beachten Sie, dass bei VLOOKUP nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird.

Manchmal benötigen Sie jedoch möglicherweise nicht die genaue, sondern die bestmögliche Übereinstimmung. In diesem Fall können Sie den ungefähren Übereinstimmungsmodus verwenden.

Sie können diesen Modus beispielsweise verwenden, wenn Sie mit Datentabellen arbeiten, bei denen die erforderlichen Informationen bestimmten numerischen Werten entsprechen, und Sie Ergebnisse für einen Wert abrufen möchten, der nicht in der Tabelle enthalten ist.

Sie können diesen Ansatz verwenden, wenn Sie Berechnungen basierend auf den vorhandenen Daten durchführen. Wenn Sie einen Wert eingeben und die Funktion die genaue Übereinstimmung findet, werden Informationen aus der entsprechenden Zeile abgerufen. Wenn die Tabelle jedoch keine genaue Übereinstimmung enthält, stimmt die Funktion mit der vorherigen Zeile überein.

Warum sollte es mit der vorherigen Zeile übereinstimmen, nicht mit einer anderen? Nun, es wird nicht, wenn Sie Ihren Tisch nicht richtig organisieren. Damit VLOOKUP nach dem besten ungefähren Wert suchen kann, sollten Sie sicherstellen, dass alle Werte in dieser Spalte in aufsteigender Reihenfolge sortiert sind. In diesem Fall tritt die Funktion einfach zurück und ruft den nächsten Wert ab.

# N / A Fehler

Wenn Sie die VLOOKUP-Funktion sowie viele andere Funktionen in Excel verwenden, werden häufig # N / A-Fehler angezeigt. Dieser Fehler bedeutet, dass der Wert nicht gefunden wurde.

Sie können diesen Fehler aus mehreren Gründen erhalten. Hier sind einige der häufigsten Fälle:

  • Sie haben den Wert falsch geschrieben oder ein zusätzliches Leerzeichen hinzugefügt
  • Der erforderliche Wert ist in der Tabelle nicht vorhanden
  • Sie verwenden den genauen Übereinstimmungsmodus, wenn Sie nach einem ungefähren Wert suchen
  • Sie haben nicht den richtigen Tabellenbereich eingegeben
  • Sie haben VLOOKUP kopiert, während die Tabellenreferenz nicht gesperrt ist.

Wenn Ihre Tabelle eine absolute Referenz hat, bedeutet dies, dass sich die Zeilen und Spalten beim Kopieren nicht ändern. Dies ist jedoch bei einer relativen Referenz nicht der Fall. In diesem Fall müssen Sie zur absoluten Referenz wechseln.

Sie können den Text des # N / A-Fehlers mithilfe der IFNA-Funktion anpassen. In diesem Fall müssen Sie mit IFNA eine längere Formel schreiben, die VLOOKUP enthält.

Hier ist ein Beispiel für eine Formel, die "nicht gefunden" anstelle von # N / A zurückgibt:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "not found")

Und hier ist eine Formel, die ein leeres Ergebnis zurückgibt:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "")

Obwohl Sie die Nachricht anpassen können, können Sie den Fehler # N / A verwenden, da er Ihre Aufmerksamkeit sofort auf sich zieht und Sie informiert, wenn etwas schief geht.

Verwendung von VLOOKUP

Sie können Formeln von Grund auf neu schreiben oder auch das Excel-Menü verwenden. Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie das Ergebnis anzeigen möchten, und wählen Sie dann die Registerkarte „Formeln“.

Klicken Sie anschließend auf "Funktion einfügen". Sie sehen ein Feld, in dem Sie Funktionskategorien auswählen und die VLOOKUP-Funktion auswählen können. Sie können auch das Feld "Nach einer Funktion suchen" verwenden und "vlookup" eingeben.

Wählen Sie die Funktion aus, und das Feld „Funktionsargument“ wird angezeigt. Hier können Sie die notwendigen Parameter der Funktion eingeben. In diesem Fenster sollten Sie die gesuchte eindeutige Kennung, den Datenbankspeicherort und die Informationen angeben, die der Kennung entsprechen, die Sie abrufen möchten.

Diese Argumente sind "Lookup_value", "Table_array" und "Col_index_num". Diese Felder sind fett gedruckt, da diese Argumente obligatorisch sind.

Das vierte Argument für den Suchmodus, und Sie können es angeben oder nicht. Der ungefähre Modus ist standardmäßig eingestellt.

Um das erste Argument einzugeben, bei dem es sich um die eindeutige Kennung handelt, können Sie die erforderliche Zelle auswählen und die Eingabetaste drücken. In diesem Fall wird der Wert dieser Zelle automatisch als erstes Argument der VLOOKUP-Funktion eingegeben.

Jetzt müssen Sie das zweite Argument eingeben. Die Datenbank sollte nicht unbedingt in der oberen linken Ecke beginnen. Beispielsweise können Sie auch eine Zeile haben, die Spalten beschreibt und als Überschrift dient.

„Eines der besten Dinge an der VLOOKUP-Funktion ist, dass der Speicherort der Datenbank auch angepasst werden kann“, bemerkt Bridget Allen, Buchhalterin bei Best Writers Online.

Da VLOOKUP nur mit einer Anzahl von Spalten funktioniert, sollten Sie angeben, welchen Bereich Ihrer Tabelle Sie für die Suche verwenden möchten. Dafür ist das Feld "Table_array" gedacht.

Wenn Ihre Tabelle beispielsweise in der oberen linken Ecke beginnt und die erste Zeile eine Kopfzeile ist, können Sie die gesamte Datenbank ohne die erste Zeile auswählen. Wenn Ihre Datenbank vier Spalten (AD) und fünf Elemente enthält, lautet das Tabellenarray A2: D6, da die Zellen A1-D1 den Header enthalten.

Sie können auf die erforderliche Registerkarte Arbeitsblatt klicken und den Bereich mit der Datenbank auswählen. Drücken Sie die Eingabetaste, und der ausgewählte Zellenbereich wird automatisch zum zweiten Argument der VLOOKUP-Funktion hinzugefügt. Hier ist ein Beispiel für ein Funktionsargument:

‘database_name’!A2:D6

In diesem Fall ist "Datenbankname" der Name der Arbeitsblattregisterkarte.

Jetzt müssen Sie nur noch angeben, welche Informationen Sie abrufen möchten, und die Nummer der erforderlichen Spalte angeben.

Wenn Sie beispielsweise den Preis eines Artikels aus der Tabelle am Anfang dieses Artikels abrufen möchten, sollten Sie die dritte Zeile verwenden. Der Wert für "Col_index_num" beträgt 3.

Einpacken

Microsoft Excel verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Benutzer unterschiedliche Berechnungen und andere Aufgaben ausführen können. VLOOKUP ist eine sehr nützliche Funktion, mit der Informationen, die einem bestimmten Wert entsprechen, aus einer Datenbanktabelle abgerufen werden können.

Wenn Sie Excel noch nicht kennen, können Probleme mit dieser Funktion auftreten, da sie vier Argumente enthält.

Wenn Sie jedoch unserem Handbuch folgen, können Sie die richtigen Argumente auswählen und die richtigen Formeln verwenden. Wenn Sie diese Funktion in der Praxis einige Male verwenden, werden Sie schnell verstehen, wie sie funktioniert, sodass Sie VLOOKUP jederzeit verwenden können, wenn Sie es benötigen.